Wat moet je weten over de forfaitaire binnenlandse dagvergoeding?

Wanneer je start met je vennootschap kan je heel wat fiscale optimalisatie toepassen. Als bedrijfsleider kan je namelijk een belastingvrije onkostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen toekennen vanuit jouw vennootschap. Dit kan op basis van de werkelijke kosten of een forfaitaire basis. De forfaitaire dagvergoedingen werden onlangs opnieuw aangepast en geïndexeerd. We geven een overzicht.

Forfaitaire dagvergoeding voor maaltijden

Vanaf 1 december 2023 kan je jezelf als bedrijfsleider uit je vennootschap een forfaitaire dagvergoeding voor maaltijden toekennen van maximaal 20,39 euro per dag.  

Om deze belastingvrij te kunnen toekennen, blijven de volgende voorwaarden van toepassing:

• De maaltijd- of dagvergoeding wordt toegekend in functie van het aantal effectieve verplaatsingen.
• De duur van de verplaatsing bedraagt minimaal 6 uur.
• De vergoedingen mogen de maaltijden niet vergoeden of via een ander voordeel (bijvoorbeeld bedrijfsrestaurant) dekken.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding

Als je regelmatig prestaties buiten de bedrijfszetel uitvoert, kan je ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding.

De maandelijkse vergoeding mag echter nooit hoger liggen dan zestien keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding (326,24 euro) bij een voltijdse tewerkstelling.

Voor de toekenning van deze maandelijkse forfaitaire vergoeding geldt de voorwaarde niet dat de verplaatsing minstens 6 uur moet duren.

Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten

Er bestaat ook een aanvullende forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten, bedoeld om de huisvestigingskosten te dekken. Bedrijfsleiders die in België buiten hun woonplaats moeten logeren naar aanleiding van de uitoefening van hun functie, kunnen deze vergoeding krijgen.

‍
Deze vergoeding wordt toegekend als de volgende cumulatieve voorwaarden zijn voldaan:

• De verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat een derde de kost van huisvesting op zich neemt.
• De verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

Vanaf 1 januari 2023 bedraagt het bedrag van de forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten 149,99 per nacht.

Indien de forfaitaire vergoedingen bovenstaande limietbedragen overschrijden of wanneer de dienstreizen niet beantwoorden aan de opgelegde minimumduur (in geval van de dagelijkse forfaitaire vergoeding), worden deze aangemerkt als belastbare bezoldigingen.

Uitzonderingen

Je vennootschap mag de forfaitaire vergoeding niet toekennen voor:

- Woon-werkverplaatsingen. Volgens de administratieve 40-dagenregel is dat de afstand tussen de woonplaats en een vaste plaats waar substantiële werkzaamheden worden verricht voor minstens 40 dagen per kalenderjaar. Opgelet, in de bouwsector wordt een werf in de regel gekwalificeerd als een vaste plaats van tewerkstelling van bedrijfsleiders! Hier geldt de 40-dagenregel niet.

Op fiscaal vlak geldt er ook een cumulverbod tussen maaltijdcheques en de vergoeding voor maaltijdkosten tijdens binnenlandse dienstreizen. De financiële tussenkomst door de vennootschap in de maaltijdcheques moet dan in mindering worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.

Fiche 281.20

Indien je als bedrijfsleider een forfaitaire dag- of maandvergoeding krijgt, moet dit door de vennootschap verplicht worden vermeld op de fiche 281.20. Je moet het bedrag van de onkostenvergoeding in het vak ‘Diverse Inlichtingen - Eigen kosten van de vennootschap - Forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen’ vermelden.

Sinds 1 januari 2022 geldt er namelijk een uitgebreide ficheverplichting en moet je voor elke onkostenvergoeding het volledig bedrag op de fiche vermelden.

Indien je geen forfaitaire vergoeding krijgt, maar jouw werkelijke (maaltijd)uitgave laat terugbetalen op basis van een verantwoordingsstuk (bijvoorbeeld een kasticket), moet het werkelijk terugbetaald bedrag op de fiche 281.20, worden vermeld in het vak ‘Diverse Inlichtingen - Eigen kosten van de vennootschap - Vergoedingen op basis van bewijsstukken’.

Niet voor zelfstandigen zonder vennootschap

Ter herinnering, een zelfstandige zonder vennootschap (een eenmanszaak dus) kan deze forfaitaire vergoedingen niet gebruiken om de werkelijke beroepskosten te bepalen.

Nieuw!

Vanaf 1 januari 2024 wordt de dagvergoeding van 10 EUR (niet geïndexeerd) niet langer toegekend aan federale ambtenaren vanwege de invoering van maaltijdcheques. Het bedrag blijft echter bestaan als basis voor de maandelijkse forfaitaire vergoedingen, die maximaal 16 keer de dagvergoeding kunnen bedragen.

Het bedrag van de dagvergoeding kan dus als norm worden gebruikt om toelaatbare vergoedingen in de privésector te beoordelen. Wel zal er aan dezelfde voorwaarden moeten voldaan zijn.

Met andere woorden, het geïndexeerde dagvergoedingsbedrag blijft als virtueel dagelijks bedrag dienen voor het vaststellen van de maandelijkse forfaitaire vergoeding. Deze vergoeding zal gebaseerd zijn op het geïndexeerde bedrag dat als een redelijke norm in de privésector wordt beschouwd.

‍

Nog vragen? Plan gerust een gesprekje in met één van onze experts!

‍